Miljø og IT

Ved å samordne de ulike kommunikasjonskanalene i arbeidshverdagen, kan miljøet spares.

Flere virksomheter står overfor enorme utfordringer med store datamengder og ansatte som ikke evner å samhandle på effektive måter. Det går ut over miljøet.

Utfordringer med store datamengder og ikke minst medarbeidere som ikke evner å kommunisere og samhandle på effektive måter får konsekvenser. Informasjon går tapt, kommunikasjon kan ikke spores, og mye arbeidstid brukes på å spore opp og få tak i ansatte.

 Illustration - people in work

Samordning av kommunikasjon handler om å øke effektiviteten og produktiviteten, men ikke minst å redusere kostnader og spare miljøet. Det handler om elektronisk samhandling, effektive kommunikasjonstjenester, tilgjengelighet, fleksibilitet og mobilitet. Med samordning av kommunikasjon oppnår du:

  • Effektiv og forenklet samhandling
  • Multimediebasert og interaktiv samhandling
  • Kommunikasjonen blir mer sporbar
  • Medarbeiderne bruker mindre tid på å finne hverandre
  • De bruker mindre tid på e-postbeskjeder
  • Riktige verktøy sørger for økt og bedre kunnskapsdeling
  • Riktige verktøy reduserer reisekostnader og CO2-utslipp

Sentrale spørsmål en bør stille seg for å ta kontroll

Sentrale spørsmål en bør stille seg for å ta kontroll over gjennomføringen av samhandlingsprosjekter
Har din virksomhet gode arenaer for samhandling i prosjekter? Hvordan er det med deling av kompetanse og erfaring? Og kan dere samarbeide bedre med kunder, partnere eller leverandører?

Samhandling under endring
Mange virksomheter er i stor endring. Det kan dreie seg om global konkurranse, nye reguleringer, endrede kjøpsmønstre hos kundene eller endrede behov hos borgerne. Samtidig har mange virksomheter og offentlig sektor eldre IT-systemer som er dyre eller risikable å skifte ut.  Det fører til at IKT-kostnadene til drift og vedlikehold øker, samtidig som kravene til funksjonalitet og systemstøtte øker. I en slik situasjon vil en samhandlingsløsning ha mange gevinster.

  1. For det første

    En samhandlingsløsning vil gi økt deling og dialog på tvers av tilholdssted. Organisering og fordeling av arbeidsoppgaver bidrar til økt effektivitet i eksisterende prosesser og det åpner mulighetene for å kvalitativt forbedre prosessene. Man vil i større grad kunne forløse potensialet i organisasjonens medarbeidere.

  2. For det andre

    En samhandlingsløsning vil gi økt tilgjengelighet på informasjon og medarbeidere - med mulighet for bedre involvering og organisering på tvers av geografisk lokasjon og enhet. Dette gir økt gjenbruk av informasjon og kompetanse, noe som igjen gir økt effektivitet og reduserte kostnader knyttet til reproduksjon.

  3. For det tredje

    Samhandlingsløsning gir økt fleksibilitet til å reorganisere og omstille virksomhetens målsetninger og prosesser. Økt fleksibilitet er som kjent en av de viktigste forutsetningene for innovasjon og forbedring.

 

Relevante case

Frihet til å samhandle

Samhandling har blitt vesentlig enklere for medarbeiderne i Fovea. De har nå friheten til å nå hverandre når de vil – og hvor de vil.

Fovea er Norges eldste skolefotofirma, og med fotografer til stede fra Alta i Nord til Flekkefjord i Sør. Med lang erfaring og kunnskap er det et sterkt fokus på å ta i bruk nye innovative produkter og løsninger som markedet etterspør.

Utfordringen til Fovea er at medarbeiderne har kontorer på forskjellige steder og stadig er på reise i jobbsammenheng. - Likevel er vi hele tiden avhengig av å få kontakt med hverandre. Vi har også et kundesenter som alltid må være bemannet, sier Morten Øyås, daglig leder i Fovea.

Tidligere benyttet medarbeiderne seg av ulike typer kommunikasjonsløsninger for å komme i kontakt med hverandre, som for eksempel tjenester fra Telenor for kundesenteret, Skype og Live Meeting, i tillegg til mobilen. Problemet var at man aldri kunne vite om den man ønsket å ta kontakt med var tilgjengelig eller ikke - om det ikke var gjort en avtale på forhånd. Et annet problem var at kontaktsenteret måtte være på den lokasjonen utstyret var plassert på.

- Vi hadde med andre ord liten frihet i forhold til hvor vi kunne utføre jobben vår. Vi hadde heller ingen effektiv informasjonskanal om kollegaen vi ønsket å kommunisere med var tilgjengelig, på reise eller syk, sier Øyås.

 Vi har oppnådd stor frihet og fleksibilitet

 

Store besparelser

Løsningen var å ta i bruk Microsoft Lync som verktøy for bedre kommunikasjon. Motivasjonen for å starte med Lync var at Fovea ønsket en enhetlig kommunikasjonsplattform, og som var enkel å vedlikeholde og med lav brukerterskel.

- I dag bruker vi Lync, -både via PC og mobil kommuniserer vi med bruk av tale, eller også med bilde/video, sier Øyås. Og forsetter, - vi har oppnådd stor frihet og fleksibilitet med bruk av Lync som vår samhandlingsløsning. Jeg hadde en morsom opplevelse på en flytur da jeg hadde et møte med en kollega via Lync, med video. Min kollega gjorde meg oppmerksom på at det sto en bak meg som var veldig interessert i hva jeg holdt på med. Det var gøy!

Investeringen i Lync har også gitt store besparelser forteller Morten Øyås.

- Når vi er i møte i dag foregår det normalt via Lync fordi vi som skal ”møtes” geografisk sett sitter på ulike steder. I møtet diskuterer vi av og til saker som vi ikke kan løses før vi har fått en avklaring eller bekreftelse fra en tredjeperson. Med Lync kan vi ringe opp vedkommende, gjøre samtalen til en del av møtet – og få avklaringen med det samme.

Ville valgt Lync igjen

Også for kundesenteret er situasjonen blitt en annen. De som betjener kundesenteret kan betjene henvendelser fra hvor som helst. Det er ikke lenger nødvendig med en fast installasjon; alt som trengs er Lync på PC eller Mobilt utstyr.

I Fovea er man veldig godt fornøyd med løsningen – og ville valgt den samme kommunikasjonsløsning igjen.

- Jeg kan ikke se at noe annet produkt kan tilby den friheten Lync gir oss, avslutter Øyås.