Det digitale samfunn

Ingen organisasjoner kan fungere uten en livsviktig vare. Informasjon.

Å opprettholde flyten av forretningsinformasjon er viktig. Å styre den effektivt er enda viktigere.

Dagens samfunn er nærmest fullstendig avhengig av flyten av digital informasjon. På arbeidsplassen er veldig mye av infrastrukturen i en organisasjon avhengig av utvekslingen av informasjon, så løsninger som er laget for å opprettholde og styre denne flyten må være pålitelige.

Det er her et solid system for innholds- og informasjonsstyring kan hjelpe din organisasjon. Innholds- og informasjonsstyring viser til teknologien og prosessene som gjør det mulig å fange opp, lagre, søke i, dele, analysere og visualisere digital informasjon. Denne informasjonen kan anta mange former – fra formaliserte dokumenter og datasett til ad hoc- og prosessorienterte informasjonsflyter – med en livssyklus som må styres, avhengig av organisasjons- og forretningstype.

blad

Vis EVRY's content management løsning

En viktig faktor som må tas hensyn til ved innsamling og styring av innhold og informasjon, er hvordan man best fanger opp og integrerer eksisterende informasjon fra ulike kanaler og enheter i et strukturert og formalisert system for innholds- og informasjonsstyring. Som regel er en klar definisjon av hoveddata og gjenbruk av informasjon så vidt det er mulig, den mest effektive løsningen.

En annen utfordring er hvordan man skal gi tilgang til og mulighet for deling av informasjon på en effektiv og sikker måte. Hvem trenger tilgang, når og hvor? Ved å virkelig forstå behovene til administratorer, medarbeidere, leverandører og andre sluttbrukere, er det mulig å forbedre måten de har tilgang til og deler informasjon på, og i de fleste tilfeller også gjøre denne prosessen mer effektiv. Dette kan oppnås ved f.eks. å innføre effektive søkeverktøy som raskt finner dokumenter, selv når det finnes flere kopier på ulike plasseringer.

Det er en klar sammenheng mellom vårt mål om å bringe informasjonen til live og hvordan våre løsninger for innholds- og informasjonsstyring fungerer i praksis. Ved å opprettholde informasjonsflyten bidrar vi til at organisasjoner i både privat og offentlig sektor kan betjene kundene sine bedre.

Relevante case

EVRY gjør politikerne papirløse

Klæbu kommune har sammen med EVRY gjennomført et prosjekt for å gjøre kommunestyret papirløst. Valget ble tjenesten "Papirløse møter" fra EVRY. Alle politikerne er utstyrt med bærbare PC-er og får idag alle dokumenter til styrer, råd og utvalg tilsendt elektronisk.

De manuelle prosessene forbundet med møter i styrer, råd og utvalg er tidkrevende. Utgiftene til papir og porto er store. Kostnader relatert til arbeidstid i forbindelse med utsending av saksdokumenter og vedlegg til kommunestyre, formannskap og faste utvalg ble ønsket redusert.

 

Papirløse Møter gir politikerne rask tilgang tilgang til dokumentasjon

Ønsket om å spare miljø og kostnader var årsaken til at Klæbu kommune startet et prosjekt for å gjøre politikerne ”digitale”. Løsningen Papirløse Møter gir politikerne rask tilgang til alle møtedokumenter elektronisk. Ved å samle møtedokumentene til en selvutpakkende fil som lagres lokalt på politikernes PC har alle politikerne samme mappestruktur for møtene. Politikerne kan lage markeringer og notater i PDF dokumentene på samme måte som de tidligere gjorde på papir.

Den enkelte kunde har valgfriheten mellom å bruke fri programvare eller lisensiert programvare. Begge løsningene gir politikerne god oversikt over møtedokumenter, og muligheter til å lage egne kommentarer i de elektroniske dokumentene.

Prosjektet har gitt rask avkastning på investeringen, med lønnsomhet etter 6 måneder. Kommunen sparer ca 400 000 kr. fordelt ved redusert arbeidstid i forbindelse med utsending av saksdokumenter, færre vedlegg til kommunestyre, formannskap og faste utvalg, og gjennom mindre kopiering og porto.

I Klæbu kommune ble innføringen gjort med minimal opplæring av politikerne. IKT-avdelingen fikk ikke en eneste supporthenvendelse i forkant av det første pairløse kommunestyremøtet.

"Vi er svært fornøyde med løsningen. Laptop-en har jeg med meg stort sett over alt, og dermed også sakspapirene fra alle tidligere møter – med notater."
Ordfører i Klæbu, Jarle Martin Gundersen

 

Nytt grensesnitt til ePhorte med bruk av SharePoint

 

Ansatte og ledere med saksbehandlingsoppgaver i Steinkjer kommune får enklere tilgang til komplett saksbehandling av ePhorte-saker.

ePhorte er et brukervennlig system som samtidig gir deg tilgang til de funksjoner og den fleksibilitet som er spesifisert i NOARK-standarden.

ePhorte i SharePoint erstatter ikke ePhorte, men det skal være et alternativt grensesnitt for brukere uten arkivfaglig kompetanse og for leder eller ansatte med saksbehandleroppgaver.

Fordelene med én arbeidsflate er at brukeren får en oversikt over sin innboks, kalender, ePhorte saker og restanser, nyheter og andre fagsystemer og ekstranett som virksomheten har valgt å integrere

ePhorte gir bedre tilgjengelighet og brukervennlighet, økt arkiveringsgrad, reduserte opplæringskostnader og fornøyde brukere i Steinkjer kommune.

Ny informasjonsportal i Trafikanten

 

Trafikanten trengte en helt ny informasjonsportal for alle kollektivbrukerne i Oslo-området, inkludert en moderne mobilløsning og nytt intranett for kundeservice. Oppdraget ble gitt til EVRY og gjennomført som et tvers gjennom, smidig prosjekt. Hovedmålet var å skape en tjeneste som gjør det enklere for reisende å finne oppdatert status om trafikkflyt, beste reiserute, avgangstider i sanntid, bedre informasjon ved forstyrrelser og mye annen nyttig informasjon for alle som vil reise kollektivt.

Trafikanten har hatt en rammebasert portalløsning de siste 10 årene som fullstendig hadde gått ut på dato. Løsningen var ikke basert på noen anerkjent portalløsning (CMS) og svært ressurskrevende og tungvint å forvalte. All videreutvikling var omstendelig, kompleks og forbundet med stor risiko. Portalene bestod av rammebaserte, statiske HTML-sider med minimal skripting - uten støtte for bokmerking av URLer. Alle brukerne fikk samme webinnhold, fordi ulike nettlesere ikke ble identifisert og behandlet individuelt. Innholdet måtte også manuelt kopieres mellom de ulike nettstedene - i mangel av et publiseringssystem. Løsningene manglet også støtte for nyere webteknologi, som gjør det mulig å designe langt bedre brukergrensesnitt og skjermdialoger enn tidligere. Trafikanten er en av de mest trafikkerte portalene i Norge og betjener 1,5 millioner, unike brukere hver måned. Den underliggende arkitekturen skalerte altfor dårlig til å understøtte en kraftig, forventet trafikkøkning i fremtiden.

En moderne internetportal

EVRY har utviklet en helt ny internettportal, intranett og mobilløsning, basert på publiseringssystemet EpiServer 5.0 på en Windows-plattform. Prosjektet ble gjennomført ved bruk av smidige metoder og Scrum. Dette var avgjørende for at kunden kunne addere et betydelig antall nye funksjoner i løsningen under prosjektets gang. EVRY har ivaretatt:

  • Løsningsarkitektur
  • Informasjonsarkitektur
  • Systemutvikling
  • Integrasjon
  • Brukertest
  • Prosjekt- og testledelse
  • Scrum Master
  • Forvaltning og videreutvikling

Hovedprosjektet ble gjennomført på ni måneder. Løsningen inneholder mange funksjonelle elementer, deriblant:

  • ny arkitektur og cachingmekanisme for bedre ytelse og responstid
  • integrasjon mot flere subsystem (reiseplanlegger, sanntidssystem, kart og avvikssystem)
  • mobilløsning som virker på mange, ulike mobilenheter og inkluderer kart
  • sanntid som automatisk dukker opp når man søker frem et stoppested
  • mulighet for å bokmerke ditt stoppested
  • kart som en integrert del av sidene i reiseplanleggeren
  • nytt intranett og profesjonell reiseplanlegger for ansatte i kundesenteret

Eksterne utviklere, som lager tredjeparts applikasjoner til iPhone, Windows Mobile, Android o.a., tilbys de samme webservicene som den nye portalen benytter.

Et moderne nettsted for alt og alle

Med det nye publiseringssystemet har Trafikantens kunder fått langt bedre informasjon på Internett og mobiltelefoner enn tidligere. Det er et stort løft fra gårsdagens rammebaserte nettsted og befester Trafikantens posisjon som norges største trafikkportal. Brukerne har fått et rikere brukergrensesnitt og bedre informasjon, som gjør det enklere for folk å reise kollektivt. I tillegg har de 40 ansatte i kundesenteret på Jernbanetorget fått en ny, profesjonell reiseplanlegger og intranett til disposisjon, som effektiviserer kundehenvendelser pr telefon og epost.

Bent Flyen, prosjektleder i Trafikanten AS oppsummerer leveransen slik: ”Med dyktige ressurser fra EVRY har vi fått en ny, teknologisk løsning som møter alle våre krav, er langt enklere å administrere enn den gamle og med en responstid og ytelse som vi ikke har vært i nærheten av tidligere”.

I 2010 og 2011 har løsningen vunnet en rekke priser for beste nettsted (innhold, brukervennlighet, synlighet på internett, tilpasning til målgruppen og brukerens opplevelser ved bruken av nettstedet): Rosingprisen, Farmandprisen, Gulltaggen og Merket for god design.